東京大学発の発注量が決まっても、発注業務は終わりません。数字を発注書に転記し、仕入先ごとの様式に整え、メールに添付し、FAXしか受け付けない仕入先にはFAXを送る——。この「後工程」は、計算よりも地味に時間を奪い、そして転記ミスという事故の温床になります。
「α-発注」は、推奨発注量の計算から発注書の送信までを一気通貫で扱います。計算だけ自動化して後工程が手作業のまま、という中途半端を残さない設計です。
この機能が解決する課題
- 計算した発注数を、仕入先ごとの発注書フォーマットに手で転記している
- メール添付・FAX送信という送信作業そのものに時間がかかっている
- 転記・送信時の写し間違い（数量・商品・宛先）が発注事故になっている
- 「どの仕入先に・いつ・何を発注したか」の記録が、送信済みメールの山に埋もれている
発注実行の流れ
1. 確認する：見るべき商品から順に
発注日の発注リストには、推奨発注量が「そのまま発注できる数字」で並びます。欠品リスクの高い商品などは優先的に確認できる構成で、計算根拠もその場で確認できます。
確認の途中で離席しても大丈夫なように、作業状態を保存しながら進められます。「今回は見送って次回に回す」という判断も、リスト上の操作で行えます。
2. 確定する：人の判断で締める
数量の調整が済んだら、発注を確定します。確定は必ず人が行う設計です。確定時の数量は記録として残るため、「推奨値に対して人がどう調整したか」を後から振り返ることができ、運用改善の材料になります。
3. 送る：発注書の作成から送信まで
確定と同時に、仕入先ごとの発注書が作成されます。
- メール送信：仕入先への発注書送付をシステムから実行
- 電子FAX送信：FAX文化の残る仕入先にも、紙とFAX機を使わずに対応
- ダウンロード：発注書ファイルとして出力し、独自の送付手段にも対応
転記という工程自体が存在しないため、確定した数字と仕入先に届く数字が構造的に一致します。
4. 記録が残る：発注の台帳が自動でできる
いつ・どの仕入先に・何を・いくつ発注したかが、システム上に履歴として残ります。「あの発注、送ったっけ？」をメールボックスで探す時間がなくなり、未入荷分を含む入荷予定の管理にもそのままつながります。
運用に合わせられること
- 担当者ごとの分担：仕入先やカテゴリごとに発注担当を分けている場合、担当ごとの発注運用に対応できます
- 外部で行った発注の取り込み：システム外で発注したものを取り込んで、入荷予定の管理を一元化できます
- 発注書の様式：仕入先への発注書の様式・記載項目については、貴社の実務を伺いながら導入時に確認します
活用シーン
シーン1：発注日の午後が消える 午前に確認・確定、そのまま送信まで完了。「発注書を作って送る」ための午後の事務時間がなくなります。→「発注業務に時間がかかりすぎて困っている」
シーン2：FAX専用機と紙の発注書を卒業する FAXでしか受けない仕入先向けの、印刷→FAX→送信記録の手作業が電子FAX送信に置き換わります。
シーン3：転記ミスによる「頼んだつもり」事故をなくす 確定数字がそのまま発注書になるため、桁間違い・行ズレ・宛先違いという転記由来の事故が構造的に起きません。
よくある質問
Q. 仕入先ごとに発注書の形式が違います。対応できますか？ A. 発注書の様式・項目の対応範囲は、貴社が現在お使いの発注書を拝見しながら無料運用診断・導入時に確認します。現物をそのままお持ちください。
Q. 発注はメールでもFAXでもなく、仕入先のWEB発注サイトに入力しています。 A. その場合は、確定した発注データをCSVで出力し、入力作業の元データとして使う運用になります。発注サイトへの自動入力の可否など、詳細は診断でご相談ください。
Q. 承認フロー（上長の承認後に発注）を挟めますか？ A. 確定前の確認を複数人で行う運用は組めます。貴社の承認実務に合わせた運用の形を、導入時の運用設計でご提案します。
発注の後工程まで含めた業務の形は、無料運用診断でご確認ください。 商談の中で18問の診断にお答えいただくと、その日のうちに「貴社の場合の運用の形」をまとめた仮運用設計案をお渡しします。 無料運用診断を申し込む →
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