SOLUTION｜課題別ソリューション

仕入先ごとの発注書を一括作成して、メール・FAXまで自動で送りたい

「α-発注」編集部仕入・発注・在庫管理の実務解説

発注量が決まった。ここからが、もうひと仕事です。

仕入先Aの様式に転記して、メールに添付。仕入先BはFAXしか受けないので、印刷してFAX機へ。仕入先Cは自社様式の指定があるから、専用のExcelに入力——。仕入先の数だけこの作業が続き、発注日の午後がまるごと消えていきます。

この記事では、「発注書を作って送る」という後工程を、確定と同時に完了する形へ変える方法を解説します。

やりたいことの整理

「発注書の一括作成・自動送信」の要件は、次の4つです。

特に重要なのは1です。転記という工程が存在する限り、桁間違い・行ズレ・宛先違いという事故の可能性は消えません。時短の話に見えて、実は事故防止の話でもあります。

Excelで発注量を確定した後の典型的な流れは、仕入先ごとの発注書ファイルを開いて数字を転記→PDF化→メール作成・添付→送信、FAXの仕入先は印刷→FAX機→送信記録の保管、です。

仕入先が増えるほど作業は線形に増え、送信手段が混在するほど頭の切り替えコストがかさみます。そして忙しい日ほど、宛先間違い・添付間違い・転記ミスのリスクが上がります。「発注書を送ったか記憶が曖昧で、送信済みフォルダを探す」——この時間も、積もれば無視できません。

仕入先ごとに、発注書の宛先と送信手段（メール／電子FAX／ファイル出力）を登録します。発注書の様式・記載項目の対応範囲は、現在お使いの発注書を拝見しながら導入時に確認します（→仕様の詳細は発注リストの確認・確定と発注書の自動作成・送信）。

発注リストを確認・確定すると、仕入先ごとの発注書が自動で作成されます。メールの仕入先にはシステムからメール送信、FAX文化の残る仕入先には電子FAX送信——紙とFAX機を使わずに完了します。Web発注サイトへの入力が必要な仕入先には、確定データをCSVで出力して入力の元データにできます。

確定した数字がそのまま発注書になるため、確定した数字と仕入先に届く数字が構造的に一致します。転記ミスは「注意して減らす」ものではなく、工程ごと消すものです（→発注ミスをなくしたい）。

送信と同時に「いつ・どこに・何を・いくつ」の履歴が残り、そのまま入荷予定（発注残）の管理につながります（→入荷予定の管理と遅延アラート）。「あの発注、送ったっけ？」の確認が、記録を見るだけで終わります。

業務用消耗品卸のZ社（商品点数約9,000、仕入先約200社、送信手段はメール6割・FAX3割・Web発注1割）のモデルケースです。

導入前：発注量の確定後、担当2名が転記と送信作業に毎回半日。FAX専用機の前に立つ時間も長く、宛先間違い・添付間違いのヒヤリハットが月に数回。送信記録は各担当のメールボックス頼みでした。

導入後：仕入先ごとの宛先・送信手段を登録し、確定と同時に発注書が生成・送信される形に。FAXは電子FAX送信に置き換わり、Web発注分はCSV出力を元データにする運用に整理しました。

変化：後工程の半日がほぼ消え、転記由来のミスはゼロに。発注履歴が台帳として一元化され、「送った・送っていない」の確認や、入荷待ち商品の把握が記録ベースでできるようになりました。

Q. 仕入先ごとに発注書の様式がバラバラです。全部対応できますか？ A. 様式・項目の対応範囲は、貴社が現在お使いの発注書の現物を拝見しながら、無料運用診断・導入時に確認します。まずは「どの仕入先が・どの様式で・どの手段か」の一覧化からご一緒します。

Q. 送信前に上長の承認を挟みたいのですが。 A. 確定前の確認を複数人で行う運用が組めます。貴社の承認実務に合わせた形を運用設計でご提案します。

Q. 電話で発注する仕入先が残っています。 A. 電話発注そのものの自動化はできませんが、システム外で行った発注を取り込んで、発注履歴と入荷予定の管理は一元化できます。「管理から漏れる発注」をなくすことが先決です。

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