発注業務の1名依存から4名体制へ。属人化を解消し、欠品の大幅改善と安定した物流体制を実現

橋田様： 一番の課題は、発注業務が完全に属人化していたことですね。 長年、特定の担当者1名が発注業務の大部分を担っていて、その人の勘や経験に依存した状態でした。周囲のメンバーは、「なぜこの数量になるのか」が分からないまま、触れない領域になっていました。 欠品や過剰在庫以前に、「その人しかできない」という状態自体が、会社として大きなリスクだと感じていました。 久松様： 実際、発注ミスが起きても気づきにくかったですね。 数量の桁を間違えるような人為的ミスもゼロではありませんでしたし、欠品が出ていても目視で確認しないと分からない状況でした。

3〜4年ほど前から、「このままではいけない」という認識は社内にありました。 ただ、発注業務は前任者の勘や経験に大きく依存しており、引き継ごうとしても難易度が高く、簡単には分担できない領域でした。 過去には需要予測システムの導入も検討しましたが、当時はコスト面が自社の状況と合わず、断念しました。 それでも、属人化の解消や業務リスクの低減は長年の課題だったので、何とか改善したいという思いは持ち続けていました。

橋田様： 一番大きかったのは、こちらの卸売業という業態や、実際の発注業務のやり方に合わせて、柔軟に機能を調整・改善してもらえた点です。 実運用を見ながら一緒に作っていくような感覚がありました。 単なるシステム導入というより、伴走してもらっている印象が強かったですね。 導入前にはトライアル期間を設けて、実際に数か月間「α-発注」を回してみたのですが、 その中で欠品が明らかに減っていくのを確認できましたし、発注精度についても「これなら現場で使える」と納得感を持てました。 あわせて、機能や精度に対してコスト面も現実的で、自社の予算感に合っていたことも大きなポイントでした。 総合的に見て、「これなら長く使い続けられる」と判断できたのが導入の決め手です。

橋田様： 一番大きな変化は、やはり発注業務の属人化が解消されたことですね。 以前は1人に完全に依存していた業務でしたが、今は複数名で同じ水準の発注ができる体制になりました。 誰かが休んでも業務が止まらないというのは、会社として本当に大きな変化だと思っています。 久松様： 現場目線でいうと、発注の進め方そのものが変わりました。 最初は推奨値を見ながら「少し違和感があるな」というところを拾って、 設定を調整しつつ、チームで精度を上げていく形で運用してきました。 その積み重ねで、今はかなり安定した精度で回せています。 また、欠品についても、以前は目視で確認するしかなく、見逃してしまうことも正直ありました。今はシステム上で欠品リスクを把握できるので、早めに気づいて対応できるようになり、欠品量は半分ほどに減っています。 発注にかかる時間も大きく短縮されました。以前は1物流あたり3〜4時間かかっていましたが、 今はおおよそ1時間程度で終わるようになっています。 その分、イレギュラーな大口発注への対応や、社内会議、これまで後回しになっていた改善業務にも時間を使えるようになりました。

「α-発注」に出会う前は、 1人の担当者がギリギリの量を抱えながら発注業務を回していました。 属人化で悩んでいる企業にとっては、 本当に助けになるツールだと思います。 迷っているなら、まずは一度試してみてほしいですね。